# Kaido Ablauf-Rekorder im Unternehmen Diese Vorlagen verteilen den Ablauf-Rekorder auf Firmengeräte und legen seine Einstellungen zentral fest. Sobald mindestens ein Wert aus der Richtlinie gesetzt ist, arbeitet die Erweiterung im **Firmenmodus**: In den Einstellungen steht oben „Von Ihrer Organisation verwaltet“, und jede festgelegte Einstellung trägt ein Schloss mit dem Satz „Festgelegt von Ihrer Organisation“. Es verschwindet nichts kommentarlos. | Datei | Wofür | |---|---| | `richtlinie-beispiel.json` | Die Beispiel-Richtlinie, aus der alle anderen Dateien erzeugt sind | | `chrome.reg`, `edge.reg` | Windows, Gruppenrichtlinie oder von Hand (`regedit /s chrome.reg`) | | `intune-richtlinie.ps1` | Intune: Geräte → Skripts → Plattformskripts, als System, 64-Bit-PowerShell; mehrfach ausführbar | | `chrome.mobileconfig`, `edge.mobileconfig` | macOS: Konfigurationsprofil für Ihre Geräteverwaltung, Intune für macOS oder von Hand | | `linux-managed.json` | Linux: in den Ordner `policies/managed` des Browsers unter `etc` (Chrome: `opt/chrome`, Chromium: `chromium`, Edge: `opt/edge`) | | `betriebsrat-eckpunkte.md` | Punkte für die Abstimmung mit dem Betriebsrat | ## Vor dem Einspielen 1. **Erweiterungs-ID prüfen.** Chrome Web Store und Edge Add-ons vergeben verschiedene IDs. Die Chrome-Vorlagen tragen schon die ID aus dem Chrome Web Store (`cinnibemfpdhifcgabljpncpjjiopcib`). Steht in den Edge-Vorlagen noch `EDGE_ERWEITERUNGS_ID`, ersetzen Sie es durch die ID aus der Adresse des Eintrags bei Edge Add-ons. 2. **Werte anpassen.** Am einfachsten in `richtlinie-beispiel.json`; danach im Ordner der Erweiterung `node scripts/firmen-erzeugen.mjs` ausführen, dann stimmen alle Formate überein. Von Hand geänderte `.reg`-Dateien bitte als UTF-16 speichern, sonst kommen Umlaute verstümmelt an. 3. **Vorhandene `ExtensionSettings` zusammenführen.** Die Vorlagen schreiben `ExtensionSettings` neu. Verteilen Sie schon andere Erweiterungen darüber, tragen Sie nur den Eintrag des Ablauf-Rekorders in Ihre bestehende Einstellung ein, statt sie zu ersetzen. 4. **Prüfen.** Nach dem nächsten Browserstart zeigt `chrome://policy` bzw. `edge://policy` die Werte unter der Erweiterung. Steht dort ein Fehler, gilt Folgendes: > **Ungültige Werte kommen gar nicht an.** Chrome und Edge prüfen jeden Wert gegen das Schema der Erweiterung und > verwerfen, was nicht passt (etwa `"RedactionLevel": "off"`), einzeln; die übrigen Werte gelten. Für einen verworfenen > Wert gilt die Vorgabe aus der Tabelle unten, bei `RedactionLevel` also „streng“. Gemessen mit Chromium am > 06.11.2026. Werte, die zum Schema passen, aber nicht verwendbar sind (eine Frist über 100 Jahre, ein fehlerhaftes > Muster), nennt die Erweiterung selbst in ihren Einstellungen unter „Einige Vorgaben Ihrer Organisation wirken nicht“. > > Direkt nach dem Browserstart braucht die Richtlinie einige Sekunden, bis sie bei der Erweiterung ankommt. ## Die Schlüssel | Schlüssel | Typ | Wirkung | Ohne Wert | |---|---|---|---| | `ObservationMode` | `"disabled"` oder `"voluntary"` | Beobachtung wiederkehrender Abläufe verboten oder freiwillig. Einschalten kann sie nur die Person selbst, mit Einwilligung; eine Richtlinie kann sie nie erzwingen. | im Firmenmodus `disabled` | | `PotentialView` | Wahrheitswert | Potenzial-Ansicht (Zeitaufwand und Spanne, was sich automatisieren ließe) sichtbar | `true` | | `ShowKaidoOffer` | Wahrheitswert | Gesprächsangebot in der Potenzial-Ansicht und Hinweiszeile im Export | `true` | | `RedactionLevel` | `"strict"` oder `"standard"` | Mindeststufe der Schwärzung. `strict` sperrt die Einstellung; `standard` lässt beide Stufen zur Wahl. Kennwörter und Zahlungsdaten schwärzt jede Stufe. | im Firmenmodus `"strict"` (gesperrt) | | `CustomPatterns` | Liste `{ name, pattern, class }`, höchstens 50 | Eigene Muster (reguläre Ausdrücke), etwa für Kunden- oder Personalnummern. `class`: `B` = Personendaten, `D` = Firmengeheimnis. Muster, die die Seite einfrieren könnten (verschachtelte Wiederholungen, Rückverweise, Vor- und Rückschau), lehnt die Erweiterung ab und nennt den Grund. | keine | | `BlockedSites` | Liste von Host-Mustern | Keine Aufnahme auf diesen Websites, etwa `bank.example.com` oder `*.example.com` | keine | | `AllowedSites` | Liste von Host-Mustern | Aufnahme nur auf diesen Websites | überall | | `ExportFormats` | Liste aus `docx`, `pdf`, `markdown`, `html`, `ablauf` | Erlaubte Formate beim Speichern | alle | | `ExportReviewRequired` | Wahrheitswert | Vor jedem Speichern werden alle Bilder zur Prüfung gezeigt | `false` | | `KeepPermissionsAfterRecording` | Wahrheitswert | Zugriff auf Websites nach der Aufnahme behalten | `false` (wird zurückgegeben) | | `GuideRetentionDays` | ganze Zahl ≥ 0 | Anleitungen so viele Tage nach der letzten Änderung löschen; `0` = nie. Geprüft beim Start, täglich und beim Öffnen der Bibliothek. Eine laufende Aufnahme bleibt. | `0` | | `Template` | Objekt `{ CompanyName, LogoDataUrl, Footer, DocumentNumberPrefix, ShowQmHeader }` | Firmenvorlage für Exporte. Logo als Data-URL, PNG oder JPEG, höchstens 200 KB. | keine | | `Language` | `"de"`, `"en"` oder `"browser"` | Sprache der Schritttexte | `"browser"` | | `FormOfAddress` | `"sie"` oder `"du"` | Anrede in deutschen Schritttexten | `"sie"` | ## Empfehlung: Banking und Personalportal ganz ausnehmen `BlockedSites` verhindert Aufnahmen. Noch strenger ist `runtime_blocked_hosts` in `ExtensionSettings`: Dort darf die Erweiterung gar nicht laufen, auch nicht für eine Schwärzung. Die Vorlagen tragen dafür zwei Beispiel-Hosts ein (`*://*.bank.example`, `*://personal.example.com`); ersetzen Sie sie durch Ihr Online-Banking, das Personalportal und alles, was nie in einer Anleitung landen soll. ## Was die Erweiterung mit Daten tut Aufnahmen, Bilder und Einstellungen bleiben im Browserprofil des Geräts. Es gibt kein Konto und keinen Server der Kaido Studios, an den Inhalte gehen. Auf Firmengeräten ist Ihr Unternehmen für diese Daten verantwortlich. Die Datenschutzerklärung der Erweiterung steht unter . ## Textbaustein für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Ein Vorschlag nach Art. 30 DSGVO, den Sie an Ihr Verzeichnis anpassen. Er ersetzt keine Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten. > **Bezeichnung:** Erstellen von Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit dem Kaido Ablauf-Rekorder (Browsererweiterung) > > **Zweck:** Arbeitsanweisungen, Einarbeitungsunterlagen und Dokumente des Qualitätsmanagements erstellen. > Optional, nur nach Einwilligung der einzelnen Person: Hinweise auf wiederkehrende Abläufe im eigenen Browser. > > **Rechtsgrundlage:** Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO (Erstellung betrieblicher Dokumentation); für die optionale > Beobachtung Einwilligung der Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG) — bitte durch Ihre Datenschutz- > beratung prüfen lassen. > > **Betroffene:** Beschäftigte, die Anleitungen aufnehmen; Personen, deren Daten auf aufgenommenen Bildschirmseiten > sichtbar sein können (Kunden, Lieferanten, Beschäftigte). > > **Datenkategorien:** Bildschirmfotos der aufgenommenen Seiten (Kennwörter, Zahlungsdaten und erkannte Personendaten > geschwärzt), Seitenadressen, Feldnamen (keine eingetippten Werte), Zeitpunkte der Schritte. Bei eingeschalteter > Beobachtung: Seitenadressen als Vorlage, Art der Aktion, Beschriftung des Bedienelements, Zeitpunkt — keine Eingaben, > keine Bildschirmfotos. > > **Empfänger:** keine; die Daten bleiben auf dem Gerät. Weitergabe nur, wenn die Person eine Anleitung oder ihre > Beobachtungsliste selbst speichert und weitergibt. Installation und Aktualisierung laufen über den Chrome Web Store > (Google) bzw. Edge Add-ons (Microsoft) nach deren Bedingungen. > > **Drittlandübermittlung:** durch die Erweiterung keine. > > **Löschfristen:** nach `GuideRetentionDays` (Richtlinie), sonst durch die Person; Beobachtung endet nach 14 Tagen > und fragt dann, ob sie weiterlaufen soll; „Beenden und alles löschen“ entfernt ihre Daten sofort. > > **Technische und organisatorische Maßnahmen:** Schwärzung vor dem Speichern des Bildes; Prüfansicht vor dem > Speichern (per Richtlinie erzwingbar); Website-Zugriff erst nach einem Klick der Person und nach der Aufnahme in der Vorgabe zurückgegeben (Richtlinie `KeepPermissionsAfterRecording` kann das aufheben), bei eingeschalteter Beobachtung auf den ausgewählten Websites; Sperrliste und Freigabeliste für > Websites; Beobachtung per Richtlinie abschaltbar; Speicherung nur im Browserprofil.