Standardsoftware oder Individualsoftware

Wer die Frage googelt, findet ein Dutzend Vergleichstabellen. Sie sind sich erstaunlich einig: Standardsoftware ist günstig und schnell verfügbar, Individualsoftware passt genau und ist teuer. Am Ende steht meist ein Kontaktformular des Anbieters, der die Tabelle geschrieben hat.

Das Problem an diesen Vergleichen ist nicht, dass sie falsch wären. Es ist, dass sie die Entscheidung nicht treffen helfen: Standardlösungen sind sofort einsatzbereit, maßgeschneiderte Softwarelösungen passen genau — beides stimmt und hilft niemandem weiter. Kein Geschäftsführer wählt zwischen zwei Kategorien — er wählt zwischen einem konkreten Produkt mit einem konkreten Preis und einer Entwicklung mit einem konkreten Aufwand. Diese Rechnung machen wir hier auf.

Standardsoftware lohnt sich, solange ein Prozess austauschbar ist und die Lizenzkosten unter dem liegen, was eine eigene Anwendung im selben Zeitraum kostet. Individualsoftware lohnt sich, wenn ein Ablauf zum Geschäft selbst gehört, kein Produkt ihn abbildet — oder wenn die Lizenzsumme über die Nutzungsdauer die Entwicklungskosten übersteigt. Die Grenze verläuft bei mittelständischen Nutzerzahlen näher, als die meisten annehmen.

Standardsoftware im Mittelstand: die Mehrheit hat die Frage noch nicht

Bevor man über die Wahl zwischen Standardlösung und Individualentwicklung streitet, lohnt ein Blick auf die Ausgangslage. Nach den Zahlen des Bayerischen Landesamts für Statistik zur IKT-Nutzung 2025 setzen 44 Prozent der Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten ein ERP-System ein, 33 Prozent eine CRM-Software und nur 14 Prozent eine Business-Intelligence-Lösung.

Anders gelesen: Bei mehr als der Hälfte dieser Unternehmen gibt es kein führendes System, in das sich irgendetwas integrieren ließe. Die Geschäftsprozesse laufen über Excel, Outlook und Absprache. Wer in dieser Lage über eine individuell entwickelte Software nachdenkt, sollte zuerst über Unternehmenssoftware von der Stange nachdenken — nicht umgekehrt. Eine Standardlösung ist in Tagen einsatzbereit, bringt einen Prüfpfad mit und wird vom Softwarehersteller gepflegt. Das ist ein Vorsprung, den man erst einmal einholen muss.

Was Standardsoftware und Individualsoftware wirklich kosten

Standardsoftware wird heute fast nie gekauft, sondern gemietet. Damit ist sie keine Investition, sondern eine dauerhafte Kostenposition — und die lässt sich mit dem vergleichen, was eine eigene Anwendung kostet.

Ein Beispiel mit öffentlich einsehbaren Preisen. Microsoft ruft für Dynamics 365 Business Central 69,30 € pro Benutzer und Monat für die Essentials-Lizenz auf, 95,30 € für Premium und 6,90 € für reine Team-Members-Zugänge (jährliche Abrechnung, zzgl. MwSt.). Für einen Betrieb mit 25 Vollzugängen sind das:

Zeitraum	Essentials (25 Nutzer)	Premium (25 Nutzer)
pro Jahr	20.790 €	28.590 €
über 3 Jahre	62.370 €	85.770 €
über 5 Jahre	103.950 €	142.950 €

Dem gegenüber steht der Entwicklungsaufwand. Nach der Freelancer-Studie 2026 von freelance.de — befragt wurden über 3.300 Teilnehmende zwischen Januar und März 2026 — liegt der durchschnittliche Stundensatz im IT-Bereich bei 101,98 €. Bei diesem Satz entspricht die Fünfjahressumme der Essentials-Lizenzen rund 1.020 Entwicklerstunden, also etwa sechs Personenmonaten.

Sechs Personenmonate sind kein ERP. Sie sind aber sehr viel mehr, als die meisten für möglich halten — und sie reichen für eine spezialisierte Anwendung, die einen einzelnen Geschäftsprozess vollständig abbildet, samt Schnittstellen zu dem, was daneben weiterläuft. Der Vergleich hinkt allerdings in einem Punkt, der zugunsten der Standardsoftware spricht: Lizenzgebühren enthalten laufende Wartung und regelmäßige Releases, Entwicklungskosten nicht. Für eigene Software kommen dafür 15 bis 20 Prozent der Anschaffungskosten pro Jahr obendrauf.

Der Haken an dieser Rechnung, offen benannt: Sie vergleicht ein fertiges Produkt mit einem Softwareprojekt, das noch nicht existiert. Business Central bringt Buchhaltung, Lager, Einkauf und einen Prüfpfad mit, den niemand in sechs Monaten nachbaut. Die Rechnung trägt also nur dort, wo Sie den Funktionsumfang gar nicht brauchen — und genau das ist der Normalfall, wenn Standardsoftware für einen einzelnen Ablauf angeschafft werden soll.

Die Zahl, die fast alle falsch zitieren

In fast jedem Text zu diesem Thema steht eine Variante des Satzes: „70 Prozent aller IT-Projekte scheitern.” Die Quelle ist der CHAOS Report der Standish Group. Die Zahl ist seit zwanzig Jahren umstritten.

Robert L. Glass, damals Herausgeber des Journal of Systems and Software, kritisierte die Erhebung bereits 2005 in seinem Artikel IT Failure Rates — 70% or 10-15% und hielt ihr Erfahrungswerte aus der Branche entgegen: Kostenüberschreitungen von durchschnittlich 33 Prozent, Abbruchraten von 5 bis 10 Prozent. K. E. Emam und A. G. Koru von den Universitäten Ottawa und Maryland kamen 2008 im IEEE Software Magazine in einer replizierten Erhebung auf eine Abbruchrate von 11,5 bis 15,5 Prozent. Als Glass die Standish Group aufforderte, die Datengrundlage offenzulegen, lautete die Antwort sinngemäß: Nur weil jemand eine Frage stelle, heiße das nicht, dass man antworte. Zusammengetragen hat das Daniel Liebhart, Dozent an der Hochschule für Technik Zürich, in „Das Märchen von den gescheiterten IT-Projekten” (Netzwoche 06/2009).

Warum das hier steht: Die 70-Prozent-Zahl wird meist von Anbietern zitiert, die im nächsten Absatz ihre Methode als Gegenmittel anbieten. Wer mit einer unseriösen Zahl argumentiert, argumentiert auch sonst nicht sorgfältig. Die seriösen Werte sind unbequemer, weil sie weniger Dramatik hergeben — und belastbarer, weil man mit ihnen planen kann.

Vor- und Nachteile beider Wege — und der dritte, den die Tabellen auslassen

Die übliche Gegenüberstellung kennt zwei Zustände. In der Praxis gibt es einen dritten, und er ist der häufigste: Standardsoftware als führendes System, und daneben eine kleine eigene Anwendung für den einen Ablauf, den das Produkt nicht kann.

Das ist selten die Idee des Software-Herstellers und selten die des Individualentwicklers, weil beide lieber das Ganze verkaufen. Für den Mittelstand ist es meist die günstigste Lösung:

• Die Buchhaltung bleibt im Standard, mit Releases und Wartung vom Hersteller.
• Der Prozess, der den Wettbewerbsvorteil trägt, bekommt eine eigene Oberfläche — dort, wo Flexibilität tatsächlich Geld wert ist.
• Zwischen beiden liegen Schnittstellen, über die Stammdaten in eine Richtung fließen und Ergebnisse zurück.

Der Aufwand für diese dritte Variante liegt regelmäßig bei einem Bruchteil dessen, was eine vollständige Eigenentwicklung kostet. Und sie hat einen Vorteil, den keine der beiden reinen Varianten hat: Sie ist rückbaubar. Wenn der Hersteller die fehlende Funktion nachliefert, wirft man die eigene Anwendung weg. Das ist kein Scheitern, sondern ein Ergebnis.

Individualsoftware oder Standardlösung: fünf Fragen, die entscheiden

Aus zwanzig Jahren Arbeit mit mittelständischen Betrieben lässt sich die Entscheidung auf fünf Fragen eindampfen. Wer bei drei oder mehr davon zur zweiten Spalte tendiert, sollte über eine eigene Lösung nachdenken.

Frage	Spricht für Standard	Spricht für eigene Software
Ist der Ablauf in Ihrer Branche üblich?	Ja, andere machen es genauso	Nein, das ist unsere Eigenart
Was passiert bei Anpassung?	Konfiguration im Produkt reicht	Es braucht Customizing durch den Hersteller
Wie viele Vollzugänge brauchen Sie?	Wenige, und die Zahl bleibt stabil	Viele, oder sie wächst
Wie oft ändert sich der Prozess?	Selten	Ständig, das ist Teil des Geschäfts
Wie lange soll die Lösung halten?	2–3 Jahre	8–10 Jahre

Die dritte Zeile ist die, die am häufigsten übersehen wird. Lizenzen skalieren mit der Zahl der Benutzer, eigene Software tut das nicht. Bei zehn Zugängen ist der Standard fast immer günstiger. Bei fünfzig ist die Rechnung offen. Bei zweihundert stellt sie sich nicht mehr.

Wann eine maßgeschneiderte Softwarelösung nicht lohnt

Wir entwickeln Individualsoftware, insofern ist der folgende Absatz gegen das eigene Geschäft geschrieben. Er stimmt trotzdem.

Buchhaltung, Lohn, Zeiterfassung. Diese Abläufe sind gesetzlich reguliert und ändern sich mit der Gesetzgebung. Wer sie selbst baut, pflegt fremdes Recht für den Rest der Systemlebensdauer. Nehmen Sie den Standard.

Ein Prozess, den niemand beschreiben kann. Wenn drei Personen den Ablauf unterschiedlich schildern, ist das kein Softwareproblem. Software friert die Version ein, die zufällig aufgeschrieben wurde — und macht die Uneinigkeit teuer statt sichtbar.

Ein System als Prestigeprojekt. „Wir brauchen etwas Eigenes” ist kein Anforderungsprofil. Ohne einen konkreten Anwendungsfall, der heute Zeit kostet, gibt es nichts zu bauen — und der behauptete Wettbewerbsvorteil bleibt eine Folie aus der Strategiepräsentation.

Software mit fünf Nutzern und stabilem Prozess. Da rechnet sich keine Entwicklung, egal wie gut sie passt.

Der Vergleich, der die Wahl zwischen Standard- und Individualsoftware entscheidet

Wer schwankt, sollte nicht die Kategorien vergleichen, sondern zwei konkrete Angebote: den tatsächlichen Lizenzpreis für die tatsächliche Nutzerzahl über fünf Jahre, inklusive Einführung, Customizing und Schulung — gegen den Aufwand für den einen Ablauf, um den es wirklich geht. Nicht für „das System”, sondern für den Ablauf.

Diese beiden Zahlen liegen meist überraschend nah beieinander. Und sobald sie auf dem Tisch liegen, entscheidet nicht mehr die Grundsatzfrage, sondern das, was tatsächlich zählt: Wie lange soll es halten, und wer soll es danach weiterentwickeln?

Ein letzter Punkt, der in den Vor- und Nachteil-Listen selten auftaucht: Eine Standardlösung ist erweiterbar, solange der Hersteller es vorsieht. Eine individuell entwickelte Softwarelösung ist erweiterbar, solange jemand da ist, der sie versteht. Beides ist eine Abhängigkeit — die eine von einem Unternehmen mit Preisliste, die andere von einem Dienstleister mit Kalender. Wer agil weiterentwickeln will, sollte diese Frage vor der Beauftragung klären und nicht danach: Wem gehört der Quellcode, und wer kann ihn im Zweifel übernehmen?

Kurz gefasst

Die Wahl zwischen Standardsoftware und Individualsoftware ist keine Grundsatzfrage, sondern eine Rechnung mit vier Größen: Lizenzkosten über die Nutzungsdauer, Zahl der Zugänge, Änderungshäufigkeit des Prozesses und die Frage, ob der Ablauf zum Geschäft gehört oder nur mitläuft. Die häufigste richtige Antwort ist keine der beiden reinen Varianten, sondern ein Standardsystem mit einer kleinen eigenen Anwendung daneben.

Wie eine solche Entwicklung abläuft und wovon der Aufwand abhängt, steht unter Individualsoftware entwickeln lassen. Wer wissen will, was das im Monat bedeutet: die monatliche Pauschale.