Was Softwareentwicklung kostet

Wer die Kosten für Softwareentwicklung recherchiert, bekommt Spannen. „Kleine Anwendung: 5.000 bis 20.000 Euro.” „Mittelgroße Unternehmenslösung: 50.000 bis 150.000 Euro.” Eine Übersicht nennt 10.000 bis über 230.000 Euro.

Das ist keine Auskunft, das ist eine Bandbreite von Faktor 23. Dass die Kosten variieren, liegt nicht an der Verschwiegenheit der Anbieter, sondern daran, dass die Frage falsch gestellt ist: „Was kostet Software” ist so beantwortbar wie „Was kostet ein Gebäude”. Beantwortbar wird sie erst, wenn man weiß, was gebaut werden soll — und diese Schätzung können Sie zu einem großen Teil selbst machen, bevor Sie im Erstgespräch mit einem Dienstleister sitzen. Dieser Leitfaden zeigt, wie.

Die Kosten für Softwareentwicklung ergeben sich aus drei Größen: dem Stundensatz des Entwicklers, der Zahl der Bildschirmmasken und der Zahl der Schnittstellen zu anderen Systemen. Der durchschnittliche Stundensatz im IT-Bereich liegt in Deutschland bei rund 102 Euro. Alles Weitere ist Multiplikation — und die Frage, ob eine Anwendung Daten nur liest oder auch zurückschreibt, verdoppelt den Aufwand des betroffenen Teils.

Softwareentwicklung: Kosten pro Stunde und Tagessatz

Nach der Freelancer-Studie 2026 von freelance.de, für die zwischen Januar und März 2026 über 3.300 Selbstständige befragt wurden, liegt der durchschnittliche Stundensatz im IT-Bereich bei 101,98 Euro, über alle Fachgebiete hinweg bei 101,70 Euro. Der Wert ist gegenüber dem Vorjahr praktisch unverändert.

Umgerechnet auf einen Tagessatz sind das rund 800 Euro, auf einen Entwicklermonat bei 160 Stunden gut 16.000 Euro. Diese drei Zahlen sind der Umrechnungsschlüssel für alles Weitere. Agenturen liegen typischerweise darüber, weil Projektmanagement, Qualitätssicherung und Vertretung im Krankheitsfall mitfinanziert werden; Anbieter aus Niedriglohnländern liegen darunter, wobei sich der Vorteil regelmäßig in Abstimmungsaufwand auflöst.

Wichtig ist: Der Stundensatz ist der uninteressanteste Teil der Rechnung. Ein Softwareentwickler mit 120 Euro, der den Prozess versteht, ist billiger als einer mit 70 Euro, der ihn dreimal falsch implementiert. Die Größe, die den Preis wirklich bestimmt, ist die Menge an Arbeit — und die lässt sich berechnen.

Softwareentwicklungskosten selbst berechnen — in vier Schritten

Diese Methode ersetzt keine Anforderungsanalyse. Sie liefert eine Größenordnung, mit der Sie ein Angebot prüfen können — und das ist ihr eigentlicher Zweck.

Schritt 1: Bildschirmmasken zählen

Gehen Sie den Ablauf durch, den die Anwendung abbilden soll, und zählen Sie die Ansichten, die eine Person dabei sieht. Eine Liste ist eine Maske. Ein Formular ist eine Maske. Eine Detailansicht ist eine Maske. Ein Bericht ist eine Maske.

Als Erfahrungswert für eine saubere, benutzbare Maske mit Validierung, Fehlerbehandlung und Berechtigungsprüfung rechnen wir mit drei bis fünf Personentagen. Einfache Listen liegen darunter, Masken mit komplexer Berechnung darüber.

Eine typische Anwendung im Mittelstand hat sechs bis zwölf Masken. Das ergibt zwischen 20 und 60 Personentagen, also grob 16.000 bis 48.000 Euro allein für die Oberfläche.

Zählen Sie dabei Funktionen, nicht Wünsche. Ein Feature, das „nice to have” genannt wird, kostet genauso viel wie eines, das gebraucht wird — der Unterschied liegt nur darin, ob jemand es später benutzt.

Schritt 2: Schnittstellen zählen — und Schreibzugriffe doppelt

Jedes System, aus dem Daten kommen oder in das Daten fließen, ist eine Schnittstelle. ERP, CRM, Warenwirtschaft, Dateiablage, Postfach, ein Portal eines Lieferanten.

• Lesende Anbindung an ein System mit dokumentierter Programmierschnittstelle: drei bis acht Personentage.
• Lesende Anbindung ohne Schnittstelle, also über Datenbankzugriff oder Exportdatei: fünf bis fünfzehn Personentage, je nachdem, wie sauber das Format ist.
• Schreibende Anbindung: das Doppelte der lesenden. Wer in ein führendes System zurückschreibt, braucht Prüfungen, Wiederanlauf nach Fehlern und ein Protokoll — sonst entstehen stille Datenfehler, die niemand mehr aufklären kann.

Zwei Schnittstellen, davon eine schreibend, sind ein realistischer Normalfall: zusammen etwa 10 bis 25 Personentage, also 8.000 bis 20.000 Euro.

Schritt 3: Den Rest aufschlagen

Was in jeder Kalkulation vorkommt und in vielen Angeboten fehlt:

Position	Anteil an der Entwicklung
Anforderungsklärung und Zuschnitt	10–15 %
Test und Fehlerbehebung vor dem Start	15–20 %
Datenübernahme aus dem Altsystem	5–20 %, je nach Datenqualität
Einweisung der Kernnutzer	3–5 %
Projektmanagement und Abstimmung	10–15 %

In Summe kommen auf die reine Entwicklung etwa 50 bis 70 Prozent Aufschlag. Ein Angebot, das diese Positionen nicht ausweist, ist nicht günstiger — es verschiebt sie nur in die Nachträge.

Schritt 4: Den Betrieb dazurechnen

Software ist keine Anschaffung, sondern eine Verpflichtung. Für Hosting, Aktualisierungen, Überwachung, Fehlerbehebung und laufende kleine Anpassungen rechnet man üblicherweise mit 15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr. Bei einer Anwendung für 60.000 Euro sind das 9.000 bis 12.000 Euro jährlich.

Diese Position ist der häufigste Grund, warum Individualsoftware im Nachhinein teurer wirkt als geplant: Sie wurde bei der Entscheidung nicht mitgerechnet, fällt aber ab dem ersten Betriebsmonat an. Enthalten sind darin Updates der eingesetzten Werkzeuge und Bibliotheken — Software altert auch dann, wenn niemand sie anfasst.

Eine Beispielrechnung

Ein Betrieb will die Auftragserfassung ablösen, die heute über Excel und E-Mail läuft. Acht Masken, zwei Schnittstellen (Warenwirtschaft lesend, Auftragsanlage schreibend), mittlere Komplexität:

Posten	Personentage	Betrag
Oberfläche (8 Masken × 4 PT)	32	25.600 €
Schnittstelle lesend	6	4.800 €
Schnittstelle schreibend	14	11.200 €
Aufschlag 60 % (Klärung, Test, Übernahme, Einweisung, Steuerung)	31	24.800 €
Summe Entwicklung	83	66.400 €
Betrieb, pro Jahr	—	10.000–13.000 €

Gerechnet mit 800 Euro Tagessatz. Wenn Ihr Angebot in dieser Größenordnung liegt, ist es plausibel. Liegt es bei 25.000 Euro, fehlt etwas — meist der Aufschlag aus Schritt 3. Liegt es bei 200.000 Euro, gehört erklärt, wofür.

Was den Preis wirklich treibt — und was nicht

Es treibt den Preis: die Zahl der Schnittstellen, schreibende Zugriffe auf führende Systeme, uneindeutige Stammdaten, Prozesse mit vielen Ausnahmen, und die Zahl der Personen, die mitentscheiden dürfen.

Es treibt den Preis nicht: die Zahl der Benutzer. Bei Individualsoftware kostet der fünfzigste Zugang nichts extra. Genau hier liegt der Unterschied zu Standardsoftware, die pro Benutzer und Monat abgerechnet wird — bei Microsoft Dynamics 365 Business Central etwa 69,30 Euro für die Essentials-Lizenz. Bei 25 Nutzern sind das 20.790 Euro im Jahr; in gut drei Jahren ist die oben gerechnete Eigenentwicklung bezahlt. Die Abwägung im Detail steht in Standardsoftware oder Individualsoftware.

Auch nicht preistreibend, entgegen der verbreiteten Annahme: der Einsatz von KI-Funktionen. Ein Sprachmodell an eine bestehende Anwendung anzubinden ist technisch überschaubar, die nötigen Tools sind vorhanden und ausgereift. Teuer wird der Teil davor — die Daten in eine Form zu bringen, in der ein Modell sinnvoll darauf arbeiten kann.

Die Komplexität eines Projekts steckt fast nie in der Technik, die man auf der Rechnung sieht. Sie steckt in der Zahl der Entscheidungen, die während der Entwicklung getroffen werden müssen, und darin, wie schnell jemand sie trifft.

Versteckte Kosten: drei Sätze im Angebot, die später Geld kosten

Wer Angebote vergleicht, achtet auf die Summe. Aufschlussreicher sind einzelne Formulierungen. Diese drei tauchen regelmäßig auf und bedeuten fast immer, dass noch etwas nachkommt.

„Schnittstellen nach Aufwand.” Der Posten, der am schwersten zu schätzen ist, wird als einziger offengelassen. Das ist bequem für den Anbieter und riskant für Sie. Verlangen Sie stattdessen eine Obergrenze je Schnittstelle, verbunden mit der Zusage, vor dem Überschreiten Bescheid zu geben.

„Datenübernahme durch den Auftraggeber.” Klingt nach Ersparnis und bedeutet, dass die unangenehmste Aufgabe des ganzen Vorhabens bei Ihnen landet — meist bei der Person, die ohnehin schon alles weiß. Wenn die Altdaten sauber exportierbar sind, ist das vertretbar. Wenn nicht, verschiebt der Satz Aufwand, statt ihn zu sparen.

„Ohne Berücksichtigung von Sonderfällen.” Sonderfälle sind kein Randthema, sie sind der Grund, warum Standardsoftware nicht gepasst hat. Ein Angebot, das sie ausklammert, kalkuliert eine Anwendung, die Sie nicht bestellt haben.

Umgekehrt gilt: Ein Angebot, das eine Position für laufende Pflege enthält, ist kein teureres, sondern ein ehrlicheres. Bei Importstrecken und Schnittstellen ist diese Position der Unterschied zwischen einem System, das nach zwei Jahren noch läuft, und einem, das still falsche Werte liefert.

Mit einem MVP das Risiko halbieren

Die verlässlichste Methode, die Kosten zu begrenzen, ist nicht Verhandeln, sondern Zuschneiden. Statt die vollständige Anwendung zu beauftragen, wird ein erster Ausschnitt gebaut, der einen einzigen Vorgang von Anfang bis Ende abdeckt — im echten Betrieb, mit echten Daten, mit kleinem Funktionsumfang. In der Softwareentwicklung heißt das MVP, Minimum Viable Product; im Mittelstand heißt es meist einfach „erst mal der Wareneingang”.

Ein solcher Ausschnitt kostet typischerweise 20 bis 30 Prozent der Gesamtsumme und beantwortet die Fragen, an denen die Schätzung sonst scheitert: Wie gut sind die Stammdaten wirklich? Wie viele Ausnahmen gibt es tatsächlich? Benutzt es überhaupt jemand?

Nach diesem Schritt ist die Schätzung für den Rest nicht mehr eine Schätzung, sondern eine Hochrechnung aus Erfahrung. Und falls sich herausstellt, dass die Richtung nicht stimmt, haben Sie 20 Prozent ausgegeben statt 100.

Wie wir die Kosten der Softwareentwicklung abrechnen

Wir arbeiten nicht mit Projektpreisen, sondern mit einer monatlichen Pauschale: ein festes Kontingent Entwicklungszeit, in dem die Anwendung entsteht und danach weiterwächst, Betrieb eingeschlossen, monatlich kündbar. Die Gründe dafür stehen in Warum wir keine Festpreis-Projekte mehr machen.

Für die Kostenfrage bedeutet das: Sie zahlen nicht für einen vorher beschriebenen Endzustand, sondern für eine Entwicklungsleistung pro Monat. Der Vorteil ist Planbarkeit und die Flexibilität, den Umfang unterwegs zu ändern — agil im Wortsinn, nicht als Methodenetikett. Wartung und Betrieb sind eingeschlossen, es gibt also keine zweite Rechnung, die ein Jahr später auftaucht.

Wann das nicht passt: Wenn Sie eine klar abgegrenzte, vollständig beschreibbare Aufgabe haben — eine Migration, eine dokumentierte Schnittstelle, einen Datenimport mit bekanntem Format. Dann ist ein Festpreis das ehrlichere Angebot, und wir machen ihn auch. Und wenn Sie eine einmalige Anwendung brauchen, die danach nie wieder angefasst wird, sind Sie mit einem klassischen Projektvertrag bei einem anderen Anbieter besser bedient.

Kurz gefasst

Die Spannen in den Ratgebern sind wertlos, weil sie keine Größe enthalten, die Sie selbst kennen. Rechnen Sie stattdessen mit dem, was Sie beschreiben können: Masken mal drei bis fünf Personentage, Schnittstellen einzeln, schreibende doppelt, darauf 50 bis 70 Prozent Aufschlag, plus 15 bis 20 Prozent pro Jahr für den Betrieb. Bei rund 800 Euro Tagessatz kommen Sie damit auf eine Größenordnung, mit der sich jedes Angebot prüfen lässt.

Wovon der Aufwand im Einzelnen abhängt, steht unter Individualsoftware entwickeln lassen. Wenn Sie den Ablauf schildern, um den es geht, bekommen Sie binnen zwei Werktagen eine Einschätzung: Kontakt.